Self-storage software kiezen: checklist met 30 vragen

1. Dagelijkse operatie

1. Zie ik de status van elke unit op een plattegrond, en hoe komt die plattegrond erin?
2. Worden websiteboekingen automatisch klant, reservering en contract?
3. Hebben reserveringen een vervaldatum en zie ik welke bijna verlopen?
4. Is er één wachtrij voor move-ins en move-outs met checklist, toegang en betaalstatus?
5. Kan ik units splitsen, samenvoegen en in bulk aanpassen?

2. Facturatie, betalingen en incasso

1. Welke betaalroutes worden ondersteund, en worden betalingen automatisch aan facturen gematcht?
2. Hoe zie ik de ouderdom van openstaande bedragen?
3. Kan ik herinneringen en rekeningoverzichten in batches versturen?
4. Kan ik zakelijke facturen als e-factuur versturen, bijvoorbeeld via Peppol?
5. Hoe werken huurverhogingen voor bestaande huurders?

3. Toegang

1. Welke toegangssystemen zijn gekoppeld, en wat kunnen die koppelingen precies?
2. Gaat toegang automatisch uit bij opzegging of een niet-getekend contract?
3. Kan ik zelf bepalen of en wanneer een betalingsachterstand de toegang blokkeert?
4. Wordt elke toegangsactie gelogd, met resultaat?
5. Kunnen huurders de poort openen of iemand uitnodigen vanuit een klantportaal?

4. Data en integraties

1. Kan ik mijn volledige dataset zelf exporteren, zonder supportticket?
2. Is er een API, en kan ik zelf endpoints maken?
3. Kan ik mijn data zelf bevragen, bijvoorbeeld met SQL?
4. Met welke boekhoud-, betaal- en toegangssystemen koppelt het?
5. Wat gebeurt er met mijn data als ik stop?

5. Rechten, audit en veiligheid

1. Kan ik rechten per rol én per locatie instellen?
2. Legt de auditlog vast wie wat, wanneer en waarom heeft gewijzigd?
3. Moet een kritieke wijziging, zoals een uitzondering op toegang, een reden hebben?
4. Ondersteunt het single sign-on, zoals Microsoft?
5. Hoe gaat AI om met mijn data, en kan AI zelf iets wijzigen?

6. Samenwerking en toekomst

1. Heb ik een vaste contactpersoon, of een anoniem ticketsysteem?
2. Hoe kan ik zelf functionaliteit aanvragen, en wat gebeurt daarmee?
3. Hoe verloopt een overstap vanuit mijn huidige systeem?
4. In welke talen communiceert het systeem met mijn huurders?
5. Waar staat de roadmap, en wat staat erop?

Hoe gebruik je deze checklist?

Neem de vragen mee naar elke demo en vraag de leverancier om het antwoord te laten zien in de software, niet op een slide. Laat bij voorkeur je eigen situatie zien: een van je eigen plattegronden, een echte achterstand, een echte toegangskoppeling.