Waarom er geen standaardprijs bestaat
Wie zoekt naar de prijs van self-storage software, vindt zelden een bedrag. Dat komt doordat de kosten afhangen van je aantal locaties en units, welke processen je wilt automatiseren, welke koppelingen nodig zijn en hoeveel data er uit je oude systeem moet komen.
Een eerlijke vergelijking begint daarom niet bij de maandprijs, maar bij de vraag wat er allemaal in zit. Twee offertes met dezelfde maandprijs kunnen totaal verschillende totale kosten hebben.
De vijf kostenposten
Bijna elke offerte is op te delen in deze posten:
| Kostenpost | Wat het is | Vraag in de offerte |
|---|---|---|
| Implementatie | Inrichten, migratie van data, plattegronden en training | Wat zit erin en wat valt erbuiten? |
| Licentie | Terugkerend bedrag per locatie, per unit of per gebruiker | Waarop is de licentie gebaseerd en wanneer stijgt hij? |
| Add-ons | Optionele modules, zoals extra analyse of rapportage | Welke functies zitten in de basis, welke kosten extra? |
| Betaalkosten | Transactiekosten van je betaalprovider | Welke providers worden ondersteund? |
| Koppelingen | Toegangscontrole, boekhouding, website | Welke koppelingen werken vandaag, welke staan op de roadmap? |
Prijsmodellen vergeleken
Leveranciers rekenen op verschillende manieren. Elk model heeft een eigen effect op je kosten als je groeit:
| Model | Voordeel | Nadeel |
|---|---|---|
| Per locatie | Voorspelbaar; groeit mee met je portfolio | Kleine en grote locaties betalen hetzelfde |
| Per unit | Sluit aan op de omvang van een locatie | Kosten stijgen bij elke uitbreiding |
| Per gebruiker | Goedkoop met een klein team | Remt het geven van toegang aan medewerkers |
| Percentage van omzet | Lage drempel bij de start | Je betaalt mee aan je eigen succes |
| Modules los | Je betaalt alleen wat je gebruikt | Totaalprijs moeilijker te vergelijken |
Verborgen kosten om op te letten
Deze kosten staan zelden in de maandprijs, maar bepalen wel wat je uiteindelijk betaalt:
- Kosten voor een data-export als je wilt vertrekken.
- Meerwerk voor koppelingen die niet standaard zijn.
- Extra kosten per locatie voor de boekingsomgeving of het klantportaal.
- Handwerk dat blijft bestaan omdat het systeem een stap niet dekt, zoals betalingen afletteren of codes handmatig blokkeren.
- Tijd die je kwijt bent aan het vergelijken van cijfers uit verschillende tools.
De kosten van niets doen
Spreadsheets lijken gratis, maar kosten tijd en omzet. Denk aan boekingen die 's nachts binnenkomen en pas de volgende dag worden opgevolgd, betalingen die niemand aan een factuur koppelt, en prijzen die jaren niet zijn aangepast terwijl een maat al lang vol zit.
Reken je eigen situatie door met de gratis rekentools voor bezettingsgraad, omzetpotentieel per unitmaat en huurverhoging. Dan zie je waar de software zich moet terugverdienen.
Zo vraag je een offerte op die je kunt vergelijken
Stuur elke leverancier dezelfde uitgangspunten, dan krijg je offertes die je naast elkaar kunt leggen:
- Aantal locaties en units, nu en over drie jaar.
- Aantal medewerkers dat met het systeem werkt.
- Welke processen je wilt automatiseren: online boeken, digitaal tekenen, betalingen, toegang.
- Welke systemen gekoppeld moeten worden: toegangscontrole, boekhouding, website.
- Welke data uit je huidige systeem mee moet.
- De vraag om totale kosten over drie jaar, inclusief implementatie.
Wat kost TheStorageControl?
De prijs van TheStorageControl is op aanvraag, omdat elke operatie anders is. Het model is eenvoudig: een eenmalige implementatie op maat, een maandelijkse licentie per actieve locatie en optionele add-ons, zoals de SQL Explorer.
Na een demo krijg je een voorstel dat aansluit op je aantal locaties en de processen die je wilt automatiseren. Je data blijft daarbij volledig exporteerbaar, dus er zijn geen vertrekkosten om je eigen gegevens terug te krijgen.
